Description de l'objet:

En 2023, les Commissions de gestion des Chambres fédérales (CdG) ont mené une inspection sur les indiscrétions liées aux affaires du Conseil fédéral relatives au COVID-19. Elles se sont notamment penchées sur la question du délai dans lequel il convient de supprimer les courriels des membres du Conseil fédéral ou des collaboratrices et collaborateurs de l’administration fédérale après leur départ. Le délai actuel entre le départ de la personne concernée et la suppression de sa messagerie est de 135 jours. La CdG du Conseil des États (CdG-E) s’est penchée sur la même question dans le contexte des reproches concernant les courriels introuvables au Secrétariat général du Département fédéral de l’intérieur. 

Dans leur rapport du 17 novembre 2023 (FF 2024 335, p. 34) les CdG ont constaté que ce délai ne reposait sur aucune base légale. Elles estiment que la durée de 135 jours n’est ni appropriée, ni proportionnée pour les cheffes et chefs de département et les autres personnes occupant une fonction de cadre. Elles indiquent qu’elles ne peuvent parfois plus retracer précisément des évènements si une messagerie est déjà supprimée 135 jours après le départ de la personne concernée. C’est pourquoi elles ont recommandé au Conseil fédéral (dans le rapport du 17 novembre 2023, à la recommandation 2) de veiller à la création d’une base légale portant sur ce délai et à ce que les données des chefs et cheffes de département et des autres personnes occupant une fonction de cadre soient supprimées dans un délai bien plus long que celui de 135 jours. 

Dans son rapport du 10 octobre 2023 (FF 2023 2703, p. 19), la CdG-E aussi invite le Conseil fédéral à examiner la possibilité de conserver les données électroniques plus de 135 jours après le départ de collaborateurs et collaboratrices.

Le Conseil fédéral estimait jusqu’à présent qu’il n’était pas indiqué de prolonger ce délai (cf. rapport du Conseil fédéral « Archivage, classement de documents officiels et procédure à suivre en cas de demande d’accès selon la LTrans » du 13 décembre 2024). La CdG-E maintient toutefois sa décision, fondée sur la pesée des intérêts qu’elle a effectuée. Contrairement à la recommandation formulée en novembre 2023, la présente motion ne concerne pas uniquement les membres du Conseil fédéral et les collaboratrices et collaborateurs de l’administration fédérale, mais s’applique à la messagerie de tous les magistrats et magistrates de la Confédération et de tout le personnel de la Confédération.